Politique de Confidentialité
Dernière actualisation : 15 janvier 2025Ce document détaille les pratiques de tarveniolor relatives aux informations que nous recueillons auprès des personnes utilisant nos services de conseil conjugal et familial à Strasbourg. Nous avons structuré cette politique autour de vos préoccupations concrètes plutôt que de suivre une présentation juridique classique.
Notre cabinet opère depuis le 9b Rue des Frères, 67000 Strasbourg. L'accompagnement que nous proposons nécessite la manipulation d'informations personnelles sensibles. Cette réalité impose une vigilance particulière dans notre gestion des données.
Quelles informations entrent dans notre système
Les données arrivent chez nous par trois chemins distincts. Chaque canal correspond à un moment spécifique de votre interaction avec notre cabinet.
Lors du premier contact
Votre démarche initiale génère un premier ensemble d'informations. Que vous passiez par notre formulaire en ligne, que vous nous téléphoniez au +33662919743 ou que vous nous écriviez à info@tarveniolor.com, nous enregistrons vos coordonnées de base : identité, moyen de vous joindre, motif général de votre demande. Cette phase reste volontairement légère.
Sans ces éléments minimum, nous ne pouvons pas organiser un rendez-vous ni vous recontacter. La nature même du conseil conjugal et familial exige cette première collecte.
Durant le suivi thérapeutique
Les séances produisent des notes cliniques. Ces documents contiennent les observations de nos conseillers, les objectifs fixés ensemble, l'évolution de votre situation familiale. Nous consignons également les présences, les annulations, la durée du suivi.
Certains couples ou familles partagent des documents externes : ordonnances, comptes rendus d'autres professionnels, correspondances administratives. Ces pièces rejoignent votre dossier uniquement si elles servent l'accompagnement.
Par les interactions administratives
La facturation génère des informations financières. Les demandes de remboursement auprès de mutuelles créent des échanges avec ces organismes. Les confirmations de rendez-vous par email ou SMS laissent des traces dans nos systèmes de communication.
Exemple concret : Si vous nous demandez un justificatif pour votre employeur, nous enregistrons cette requête et conservons une copie du document émis.
Ce qui se passe avec ces informations
Nous n'avons pas créé de catégories artificielles. Les données servent trois objectifs principaux, parfois simultanés.
Permettre le suivi thérapeutique
Vos informations nourrissent directement le travail de nos conseillers. Ils s'appuient sur l'historique des séances pour adapter leur approche, identifier les progrès, repérer les difficultés récurrentes. Sans cette mémoire, chaque rendez-vous repartirait de zéro.
Les notes permettent aussi la continuité quand vous êtes suivi par plusieurs professionnels de notre équipe. Cette transmission interne reste strictement encadrée et limitée aux personnes directement impliquées dans votre accompagnement.
Gérer les aspects pratiques
L'organisation des rendez-vous mobilise votre numéro de téléphone et votre adresse email. Les relances pour les séances programmées, les demandes de report, les ajustements d'horaires passent par ces canaux.
La facturation s'appuie évidemment sur vos coordonnées et votre historique de présence. Les échanges avec les mutuelles nécessitent parfois de transmettre des justificatifs qui contiennent vos données personnelles.
Respecter nos obligations légales
Le code de déontologie des conseillers conjugaux et familiaux nous impose de conserver certains documents pendant des durées précises. Les autorités de santé peuvent, dans des cas exceptionnels très encadrés, demander l'accès à des dossiers. Ces situations restent rarissimes mais elles justifient une conservation structurée.
- Nos déclarations fiscales s'appuient sur les données de facturation
- Les contrôles de notre assurance responsabilité civile professionnelle peuvent nécessiter la consultation de dossiers anonymisés
- En cas de litige, les informations concernées par la procédure sont mobilisées selon les règles judiciaires
Qui d'autre accède à vos données
Nous avons limité au maximum les circulations externes. Mais la réalité d'un cabinet de conseil familial implique quelques transferts ciblés.
Prestataires techniques nécessaires
Notre système de gestion des dossiers fonctionne sur une plateforme hébergée en France. Ce fournisseur accède techniquement aux données mais n'a aucun droit de les exploiter. Notre contrat avec lui précise ses obligations de sécurité et de confidentialité.
Les emails passent par un service de messagerie sécurisée qui respecte le RGPD. Les sauvegardes de nos serveurs sont confiées à un prestataire alsacien dont nous avons vérifié les certifications.
Partenaires du parcours de soin
Avec votre accord explicite uniquement, nous pouvons échanger avec d'autres professionnels : médecins traitants, psychologues, médiateurs familiaux, avocats spécialisés. Ces transmissions se limitent aux éléments pertinents pour la coordination de votre accompagnement.
Chaque transmission fait l'objet d'une demande claire de votre part. Vous pouvez refuser ou limiter ces échanges sans que cela remette en cause votre suivi dans notre cabinet.
Organismes de remboursement
Si vous sollicitez une prise en charge par votre mutuelle, nous devons leur fournir certains justificatifs. Ces documents contiennent généralement votre identité, les dates de séances, les montants facturés. Nous n'envoyons jamais le contenu des consultations à ces organismes.
Autorités légales
Dans des circonstances exceptionnelles strictement définies par la loi, nous pouvons être contraints de divulguer des informations : réquisition judiciaire, signalement obligatoire de situations de danger. Ces cas restent extrêmement rares et toujours encadrés par un cadre légal précis.
Comment nous protégeons ces informations
La sécurité n'est jamais absolue. Nous avons mis en place plusieurs couches de protection mais nous reconnaissons qu'aucun système n'est invulnérable.
Protections techniques
- Tous nos ordinateurs et serveurs utilisent un chiffrement de disque complet
- Les connexions à notre système de gestion passent par des protocoles sécurisés (HTTPS avec certificat TLS 1.3)
- Les sauvegardes sont chiffrées et stockées dans deux lieux physiques distincts en Alsace
- Nos équipements professionnels sont physiquement sécurisés dans notre cabinet avec alarme et contrôle d'accès
- Les mots de passe de nos systèmes suivent une politique stricte avec double authentification
Protections organisationnelles
Chaque membre de notre équipe signe une clause de confidentialité renforcée au-delà des obligations déontologiques standards. L'accès aux dossiers suit une logique de besoin réel : un conseiller ne peut consulter que les dossiers des personnes qu'il suit directement.
Nos locaux appliquent une séparation physique stricte entre les espaces de consultation et les zones administratives. Les dossiers papier restent dans des armoires fermées à clé, jamais sur les bureaux en dehors des consultations.
Formation continue
Notre équipe reçoit chaque année une formation actualisée sur la protection des données sensibles. Ces sessions couvrent les aspects techniques, les obligations légales, mais aussi les situations concrètes rencontrées dans notre pratique quotidienne.
Nous testons régulièrement nos procédures de sécurité par des exercices pratiques : simulation de perte d'ordinateur portable, tentative d'accès non autorisé, vérification des sauvegardes.
Vos possibilités de contrôle
La législation vous donne des droits précis. Nous avons simplifié leur exercice au maximum tout en vérifiant systématiquement votre identité pour éviter les accès frauduleux.
| Droit | Description concrète | Comment l'exercer |
|---|---|---|
| Accéder à vos données | Obtenir une copie complète de toutes les informations que nous détenons sur vous, dans un format lisible | Demande par email à info@tarveniolor.com avec justificatif d'identité. Réponse sous 15 jours maximum |
| Rectifier des erreurs | Corriger des informations inexactes ou compléter des données incomplètes dans votre dossier | Signalement direct lors d'une séance ou par email. Modification immédiate après vérification |
| Effacer vos données | Demander la suppression de vos informations quand elles ne sont plus nécessaires | Demande écrite. Nous évaluons les obligations légales de conservation avant validation |
| Limiter le traitement | Demander que certaines données soient conservées mais plus utilisées activement | Précisez quelles informations sont concernées et pour quelle durée. Mise en place sous 48h |
| S'opposer aux usages | Refuser certaines utilisations de vos données dans le cadre prévu par la loi | Justifiez votre situation particulière. Nous étudions la compatibilité avec notre mission de soin |
| Récupérer vos données | Obtenir vos informations dans un format permettant de les transmettre à un autre professionnel | Demande par email. Fichier structuré fourni sous 20 jours dans un format standard |
Nous répondons à chaque demande dans les délais légaux. Si nous devons refuser une requête pour des raisons légales impérieuses, nous expliquons précisément pourquoi et indiquons les recours possibles.
Durées de conservation
Nous ne gardons pas vos données indéfiniment. Les durées varient selon la nature des informations et les obligations qui pèsent sur nous.
Pendant le suivi actif
Tant que vous consultez régulièrement notre cabinet, nous conservons l'intégralité de votre dossier de manière active. Cette période correspond à votre besoin de continuité thérapeutique.
Après la fin de l'accompagnement
Quand vous arrêtez votre suivi, nous basculons votre dossier en archivage sécurisé. Les notes cliniques sont conservées 20 ans conformément aux recommandations professionnelles et aux délais de prescription légaux. Cette durée permet de répondre à d'éventuelles questions ultérieures ou de reprendre un suivi après une interruption.
Les données administratives et financières suivent les obligations comptables et fiscales : 10 ans après la dernière opération. Au-delà, destruction définitive et sécurisée.
Demandes de contact sans suite
Si vous nous contactez mais que vous ne donnez pas suite à votre demande de rendez-vous, nous conservons vos coordonnées 2 ans puis les supprimons automatiquement. Cette période permet de vous recontacter si vous souhaitez finalement débuter un accompagnement.
Vous pouvez demander une suppression anticipée de vos données dès que les obligations légales le permettent. Nous examinons chaque situation individuellement.
Base légale de nos traitements
Chaque utilisation de vos données repose sur un fondement juridique précis défini par le Règlement Général sur la Protection des Données.
- Exécution du contrat de soin : Le suivi thérapeutique et la gestion administrative de votre accompagnement reposent sur la relation contractuelle établie entre vous et notre cabinet
- Obligation légale : La conservation de certains documents et les déclarations obligatoires découlent directement des textes qui régissent notre profession
- Consentement explicite : Les transmissions à d'autres professionnels ou organismes tiers nécessitent votre accord préalable et spécifique
- Intérêt légitime : L'amélioration de nos pratiques professionnelles à partir de données anonymisées constitue un intérêt légitime encadré
Ces fondements se combinent parfois pour un même traitement. Nous pouvons vous détailler la base juridique de chaque usage lors de nos échanges.
Particularités pour les mineurs
Le conseil familial implique régulièrement l'accompagnement d'enfants et d'adolescents. Leur situation appelle des précautions spécifiques.
Pour les mineurs de moins de 15 ans, les titulaires de l'autorité parentale conservent un droit d'accès et de contrôle sur les données. Entre 15 et 18 ans, le jeune peut s'opposer à la transmission de certaines informations à ses parents dans les conditions prévues par le code de la santé publique.
Nous gérons ces situations au cas par cas en privilégiant toujours l'intérêt supérieur de l'enfant et le respect du secret professionnel qui s'impose à nos conseillers.
Dans les situations de séparation conflictuelle, nous appliquons des protocoles spécifiques pour garantir que chaque parent accède uniquement aux informations le concernant directement, conformément aux décisions de justice.
Évolutions de cette politique
Nous actualisons ce document quand nos pratiques changent ou quand la réglementation évolue. Chaque modification substantielle fera l'objet d'une information directe par email aux personnes dont nous accompagnons actuellement.
Les ajustements mineurs (précisions rédactionnelles, corrections d'erreurs, mises à jour de coordonnées) sont publiés directement sur notre site avec changement de la date de dernière modification.
Vous pouvez consulter les versions antérieures de cette politique en nous en faisant la demande. Nous conservons un historique complet depuis janvier 2022.